Znáte ten pocit, kdy se ráno probudíte s tím, co všechno zase nestíháte a chodíte spát s ještě delším seznamem úkolů, než jaký jste měli ráno? Přesně to zažívala Monika Martochová, spolumajitelka start-upu PeopleBoard.ai. Ve své práci seděla ne na dvou, ale hned na čtyřech židlích. Starala se o HR, finance, produktový marketing i každodenní provoz. Jak se jí podařilo z tohoto kolotoče vystoupit?

‍

Když rozjíždíte start-up, často jste vším pro všechny. Ale jak firma roste a úkolů přibývá, může se stát, že tempo přestanete stíhat. Monika byla ve strategické pozici, ale v praxi fungovala spíš jako hasič, který pružně reaguje na každý problém, který se objeví. „Věděla jsem, že některé činnosti potřebuji co nejdříve pustit, ale nebylo je komu předat a na nové lidi jsme si ještě nevydělali,” popisuje Monika situaci, ve které se nedávno ocitla.

Na Moničině to-do listu končilo vše kolem HR, financí, produktového marketingu i každodenního provozu. Bylo to zahlcující. „Potřebovala jsem si udělat jasno v tom, co všechno dělám a co bych mohla dát pryč,” popisuje Monika.

‍

‍

Jak zjistit, kolik rolí vlastně zastáváte?

Když chce člověk začít věci měnit, měl by dobře znát svou výchozí situaci. Nestačí vědět, že jedete nadoraz a není vám v tom dobře. Je potřeba zmapovat příčiny, které to způsobují. Pocity nestačí, nastoupit musí data. A přesně tímto směrem se Monika vydala.

Aby si vyjasnila své role a přiřadila k nim všechny své činnosti, použila platformu PeopleBoard. S její pomocí ze svého emočního přetížení udělala systém, který následně roztřídila. Už to jí pomohlo uvolnit hlavu. „Zjistila jsem, že vykonávám celkem 207 různých činností rozdělených mezi čtyři židle. Abych všechny tyto role zvládla opravdu kvalitně, potřebovala bych na to více než 200 hodin měsíčně. Reálně na to ale mám jen 160 hodin, což znamená, že některé činnosti dělám jen povrchově nebo vůbec," vysvětluje Monika.

Vytvoření detailního přehledu činností trvalo Monice s PeopleBoardem přibližně hodinu. Bez něj by data nejspíš sbírala týdny. Jak Moničin přehled vypadal?

‍

‍

‍

Jak Job Description pomáhá získat kontrolu?

Monika si chtěla ujasnit, kde firmě přináší největší přidanou hodnotu. „Díky jasně rozděleným aktivitám jsem mohla nastavit priority a určit, které činnosti šidím nebo vůbec nestíhám,“ říká Monika. 

Strukturovaný Job Description (pracovní profil) detailně zachytil, co přesně každá Moničina role obnáší – včetně vstupů, výstupů a potřebných kompetencí. To vedlo k uvědomění, které činnosti mají největší význam a co lze pustit. 

Nastavování priorit následovalo i v rámci týmu. „Bavili jsme se o tom, které priority zvládám pokrýt, co je sice důležité, ale nestíhám to, jak bych chtěla, a které věci potřebuji úplně delegovat. Společně jsme hledali lidi uvnitř firmy, kteří mají kapacitu, kompetence a chuť převzít část mých činností, víceméně jednu celou kategorii Job Description,“ vysvětluje Monika. Výsledek? Úspora 20 hodin měsíčně. 

‍

‍

Moničin ideální stav – příběh o správné židli

Monika z přehledu ví, že její nejsilnější role je aktuálně v produkt marketingu, kde se nastavují a popisují produkty, nastavují procesy, vznikají rámce a kontext pro ostatní. Ví, která židle je pro ni a pro firmu nejdůležitější, a podle toho se rozhodla přesměrovat svou energii. 

„Můj ideální stav je mít prostor pomáhat firmě růst a podporovat ostatní v tom, aby mohli naplno využít svůj potenciál,“ přeje si Monika.

Jak ale zvládnout přetížení spoluzakladatele start-upu, než přijde ideální stav? Tady jsou 4 Moničiny tipy:

Stanovte si minimum, které musíte zvládnout, aby firma fungovala.

Delegujte, jakmile objevíte kolegu, který umí danou věc lépe než vy.

Přesuňte se z exekutivy do role kouče a supervizora – nechte tým růst.

Najděte si čas na regeneraci – Monika pravidelně vyráží do přírody, aby nabrala nové síly.

‍

Rychlé shrnutí pro zaneprázdněné aneb co si z Moničina příběhu odnést?

• Přetížení není otázka slabosti, ale chybějícího přehledu.
• Job Description je základní nástroj pro vyjasnění očekávání, rozdělení odpovědnosti a snížení přetížení.
• Job description pomáhá vidět celou roli a určit, co má prioritu a co může počkat.
• Ideální stav je vědět, kde má moje energie největší dopad – a tam zůstat.
• Delegování není slabost, ale strategický krok k růstu.

‍

Časté námitky. Zní vám povědomě?

„Vím, co dělám. Nepotřebuju to sepisovat.“ 

Vědět a mít přehled není totéž. Monika to taky věděla. Ale dokud to neviděla černé na bílém, nedokázala činnosti efektivně řídit.

„Není to komu předat.“ 

Možná je. Když máte seznam úkolů, můžete hledat v týmu nebo najít externistu na konkrétní blok činností. Když však činnosti ani nepojmenujete, jak byste je chtěli předat?

„Tohle by mi trvalo hodiny.“ 

Vytvoření základního přehledu trvalo Monice 1 hodinu. Líp investovanou hodinu letos ještě neměla.

‍

‍

Pokračujte dál…

• Zvýšení utilizace v B:Tech: Co se nedařilo 3 roky, zvládli jsme za 19 hodin: přečíst případovku
• Pro další zajímavosti ze světa data-driven HR nás sledujte na LinkedIn.
• Jak vypadá moderní Job Description: přečíst článek
• Ještě více o popisu pracovních rolí: wikipedia 

‍

Chcete vědět, jak může PeopleBoard.ai urychlit i vaši transformaci?

Domluvte si on-line ukázku.

‍