ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
společnosti
PeopleBoard s.r.o.
IČO: 196 30 344
se sídlem Vlčnov 180, 742 31 Starý Jičín vedená u Krajského soudu v Ostravě, vložka C, oddíl 93451
(dále jen „My“)
Zároveň jsme správcem Vašich osobních údajů, který je odpovědný za jejich zpracování.
Kontaktní údaje pro věci technické a provozní:
Tel.: +420 774 412 448
E-mail: info@peopleboard.ai
Provozní doba: Po - Pá 8:00 - 17:00
Kontaktní údaje pro věci obchodní a smluvní:
Tel.: +420 720 762 900
E-mail: pavel.hadraba@peopleboard.ai
Adresa: Jeremenkova 9, Šenov u Nového Jičína
Tyto zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) byly vytvořeny v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a stanovují, jakým způsobem zpracováváme a chráníme Vaše osobní údaje.
Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme?
Když Vám nabízíme a poskytujeme naše služby, tak se dostáváme do kontaktu s lidmi, a tudíž i do kontaktu s jejich osobními údaji. Abychom Vám mohli naše služby poskytovat kvalitně a profesionálně, potřebujeme získat některé Vaše osobní údaje. Abyste mohli lépe pochopit nejen rozsah zpracování Vašich osobních údajů, ale i smysl jejich zpracování, rozřazujeme tyto údaje do následujících kategorií:
- Identifikační a adresní údaje, tj. údaje, které nám umožňují Vás identifikovat tak, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu o poskytování služeb (dále jen „Smlouva“) a mohli Vám poskytnout naše služby bez nepřiměřených právních a věcných rizik. V případě, že s námi uzavírá Smlouvu právnická osoba, týká se zpracování osobních údajů dle Zásad zejména osobních údajů statutárních orgánů, zaměstnanců či kontraktorů takové právnické osoby.
Např. jméno, příjmení, IČO, datum narození, doručovací adresa, fakturační adresa, adresa sídla.
- Údaje související se Smlouvou a jejím plnění, tj. údaje vznikající v souvislosti s plněním Smlouvy.
Např. datum uzavření Smlouvy, délka trvání, datum a důvod ukončení, datum úhrady ceny za službu (dále jen „Předplatné“), výše Předplatného, počet kreditů, údaje uvedené při komunikaci s námi, údaje nezbytné pro řádné plnění Smlouvy.
- Elektronické údaje z webových stránek, tj. údaje vznikající v souvislosti s Vaší návštěvou našich webových stránek www.peopleboard.ai (dále jen „Web“).
Např. IP/Mac adresa zařízení, cookies, lokalizační údaje zařízení.
- Elektronické údaje zpracovávané v souvislosti s užíváním našich služeb, tj. údaje vznikající v souvislosti s užíváním našich služeb a naší platformy, která zahrnuje funkcionality v oblasti řízení lidských zdrojů, managementu a vzdělávání (dále jen „Platforma“).
Např. IP adresa zařízení, veřejné klíče, API klíče, umělé identifikátory v cookies.
- Kontaktní údaje, tj. údaje, která nám umožňují s Vámi navázat kontakt a komunikovat.
Např. e-mailová adresa, telefonní číslo.
- Popisné údaje, tj. informace, které souvisí s využíváním Platformy a které Vás a Vaši osobnost mohou popisovat z různých hledisek.
Např. osobní údaje uvedené ve výstupech testů Gallup, Hogan, YellowCoach (AON), SHL či dalších, inteligenčních testů, hodnocení či sebehodnocení a dalších výstupů, textů, které se Vás mohou týkat.
Jakým způsobem se k nám Vaše osobní údaje dostanou?
Vaše osobní údaje se k nám mohou dostat následujícími způsoby:
- Tím, že nám je poskytnete při vzájemné komunikací prostřednictvím telefonu, e-mailu, pošty, kontaktního či registračního formuláře na Webu či jiným komunikačním kanálem.
- Tím, že je získáme z veřejně přístupných zdrojů (např. veřejné rejstříky osob, veřejné seznamy, profesní sociální sítě).
- Tím, že je získáme při plnění našich zákonných povinností.
- Tím, že je získáme při tom, když navštívíte náš Web a/nebo užíváte naši Platformu.
- Tím, že je nahrajete na naši Platformu.
- Vaše osobní údaje získáváme též od třetích stran, typicky od:
- Vašeho zaměstnavatele, rozhodne-li se využít našich služeb či naší Platformy a nahraje-li některé Vaše osobní údaje na Platformu; a/nebo
- Konzultanta, se kterým máte smlouvu a který využívá naši Platformu, aby Vám poskytnul své služby.
Jaké jsou účely, právní důvody a doba zpracování osobních údajů?
V níže uvedených tabulkách jsou uvedeny účely a právní důvody (tituly) zpracování Vašich osobních údajů, a také na jak dlouho jsou tyto údaje u nás uloženy.
Účelem zpracování se dle těchto Zásad rozumí jakákoliv činnost, kterou vykonáváme v rámci poskytování našich služeb a pro něž potřebujeme pracovat s Vašimi osobními údaji (jde zejména o uzavření a plnění Smlouvy, plnění našich zákonných povinností, zasílání newsletterů apod.).
Právním důvodem zpracování se dle těchto Zásad rozumí jeden ze čtyř níže popsaných důvodů zákonného zpracování osobních údajů ve smyslu GDPR:
Právní důvod |
Vysvětlení |
Příklad zpracování |
souhlas |
Vaše osobní údaje zpracováváme, pokud nám k tomu dáte svůj souhlas. |
Rozesílka newsletterů a obchodních sdělení na základě toho, že jste nám prostřednictvím formuláře na Webu poskytli svou emailovou adresu. |
plnění Smlouvy |
Vaše osobní údaje zpracováváme, pokud je to nezbytné k plnění Smlouvy. |
Pokud spolu uzavřeme Smlouvu, budeme zpracovávat Vaše identifikační, adresní a kontaktní údaje, abychom mohli splnit své závazky a zkontrolovat plnění těch Vašich. |
plnění právních povinností |
Vaše osobní údaje zpracováváme, pokud je to nezbytné k plnění právní povinnosti. |
Abychom splnili naše zákonné povinnosti, musíme 10 let uchovávat daňové doklady. Na těchto dokladech je např. Vaše jméno a příjmení, adresa apod. |
oprávněný zájem |
Vaše osobní údaje zpracováváme, pokud náš oprávněný zájem na jejich zpracování převáží Vaše práva a svobody. |
Při vstupu na náš Web zpracováváme statistické údaje o jejich procházení. |
Účel č. 1 - UZAVŘENÍ SMLOUVY
Vaše osobní údaje zpracováváme především proto, abychom Vám s Vámi mohli uzavřít smlouvu o poskytování našich služeb prostřednictvím Platformy. Nemáte povinnost nám Vaše údaje za tímto účelem poskytnout. Bez těchto údajů bychom Vám však nemohli uzavřít Smlouvu, následkem čehož by bychom Vám nemohli poskytnout naše služby.
Dílčí činnosti |
Rozsah zpracovávaných údajů |
Právní důvod |
Doba zpracování |
Jednání o uzavření, změně nebo ukončení Smlouvy nebo její plnění |
Identifikační a adresní údaje; Údaje související se Smlouvou a jejím plnění; Kontaktní údaje. |
Plnění Smlouvy |
Po dobu trvání Smlouvy |
Účel č. 2 – SPRÁVA UŽIVATELSKÝCH ÚČTŮ
K používání Platformy je nutné mít vytvořený uživatelský účet, prostřednictvím kterého můžete spravovat Předplatné, jednotlivé plány či informace o sobě.
Zpracování osobních údajů pro tento účel je odůvodněno existencí Smlouvy, bez uživatelského účtu totiž není možné Platformu využívat. Svůj uživatelský účet můžete kdykoliv smazat, berte však na vědomí, že toto bude pravděpodobně mít dopad na Smlouvu (k tomu více v našich podmínkách užití zde: https://peopleboard.ai/obchodni-podminky). Pokud si nepřejete být dále registrováni, můžete nám také dát vědět pomocí kontaktních údajů v úvodu Zásad (i toto však může mít dopad na Smlouvu).
Dílčí činnosti |
Rozsah zpracovávaných údajů |
Právní důvod |
Doba zpracování |
Správa uživatelských účtů na Platformě |
Identifikační a adresní údaje; Kontaktní údaje, API klíče, údaje související se Smlouvou |
Plnění Smlouvy |
Po dobu trvání Smlouvy |
Účel č. 3 – POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB PROSTŘEDNICTVÍM PLATFORMY
Platforma nabízí celou řadu funkcí pro osobnostní rozvoj (Vás či Vašich zaměstnanců či kontraktorů), hodnocení výkonu, hodnocení chování, zlepšení angažovanosti zaměstnanců a další funkce pro práci s lidmi, to vše s využitím umělé inteligence. Aby Platforma mohla sledovat klíčové ukazatele výkonu a pomáhat Vám se zlepšit na mnoha úrovních, zpracováváme o Vás některé osobní údaje.
V tomto případě je možné, že s námi nemáte uzavřenou Smlouvu přímo Vy, ale například Váš zaměstnavatel nebo konzultant, jehož služby využíváte, a kteří využívají naši Platformu. V takovém případě vystupujeme jako zpracovatel Vašich osobních údajů a můžete se obrátit přímo na Vašeho správce osobních údajů (zaměstnavatele či konzultanta), který Vás bude informovat o zpracování osobních údajů a titulech, které k tomu využívá.
Jako správce Vašich osobních údajů pro tento účel vystupujeme pouze v situaci, kdy jste to konkrétně Vy, kdo s námi uzavřel Smlouvu a současně kdo bude předmětem osobnostního rozvoje pomocí Platformy.
Dílčí činnosti |
Rozsah zpracovávaných údajů |
Právní důvod |
Doba zpracování |
Poskytování služeb prostřednictvím Platformy |
Identifikační a adresní údaje; Údaje související se Smlouvou a jejím plnění; Popisné údaje |
Plnění Smlouvy |
Máme-li Smlouvu přímo s Vámi, pak po dobu trvání Smlouvy. Nemáme-li Smlouvu s Vámi, pak po dobu trvání Smlouvy se zaměstnavatelem nebo konzultantem. Nejdéle však do doby, než od nich dostaneme pokyn ke smazání osobních údajů. |
Účel č. 4 – SPRÁVA PODMĚTŮ A FEEDBACK
Vaše osobní údaje dále zpracováváme při správě vašich dotazů, vyřizování podnětů či stížností. Pokud se pro komunikaci s námi rozhodnete využít některou ze sociálních sítí, je třeba mít na paměti, že se zpracování takto poskytnutých údajů řídí rovněž podmínkami těchto sociálních sítí, které nedokážeme ovlivnit.
Zpracování osobních údajů je pro tento účel odůvodněno naším oprávněným zájmem na možnosti komunikovat s klienty či Vaším souhlasem, v závislosti na tom, která ze stran komunikaci iniciuje.
Poskytnutí osobních údajů v tomto případě není zákonným či smluvní požadavkem. Nemáte tak povinnost nám pro tento účel své osobní údaje poskytnout. Rozhodnete-li se publikovat recenzi, činíte tak dobrovolně a my Vaše údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu.
Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Poskytnutí osobních údajů v tomto případě není zákonným či smluvní požadavkem. Nemáte tak povinnost nám pro tento účel své osobní údaje poskytnout.
Dílčí činnosti |
Rozsah zpracovávaných údajů |
Právní důvod |
Doba zpracování |
Komunikace, hodnocení spokojenosti, publikace recenzí, vyřizování podnětů, stížností a reklamací |
Identifikační a adresní údaje; Údaje související se Smlouvou a jejím plnění; Kontaktní údaje |
Oprávněný zájem |
Po dobu 5 let od ukončení našich smluvních vztahů, příp. po dobu 5 let od získání osobních údajů |
Souhlas |
Do odvolání Vašeho souhlasu |
Účel č. 5 - PLNĚNÍ ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ
Některé Vaše osobní údaje zpracováváme i za účelem plnění našich zákonných povinností, zejména účetních a daňových. Zpracování osobních údajů pro tento účel je odůvodněno plněním zákonných povinností. Tyto údaje o Vás musíme zpracovávat.
Dílčí činnosti |
Rozsah zpracovávaných údajů |
Právní důvod |
Doba zpracování |
Plnění zákonných povinností v oblasti účetnictví a daní |
Identifikační a adresní údaje; Kontaktní údaje (zejména údaje povinně uváděné na účetních a daňových dokladech) |
Plnění právních povinností v oblasti účetnictví a daní, zejména zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví |
Po dobu stanovenou příslušnými zákony, zejména zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Účetní údaje jsou zpracovávány po dobu 5 let, daňové doklady po dobu 10 let. |
Účel č. 6 – ZASÍLÁNÍ OBCHODNÍCH SDĚLENÍ
Některé Vaše osobní údaje (zejména emailovou adresu či telefonní číslo) zpracováváme i pro účely zasílání obchodních sdělení (newsletterů a nabídek našich služeb). Obchodní sdělení zasíláme našim klientům na základě našeho oprávněného zájmu nebo těm, kteří s tím souhlasili (např. prostřednictvím formuláře na Webu).
Zpracování osobních údajů pro účel zasílání obchodních sdělení je odůvodněno Vaším souhlasem, případně naším oprávněným zájmem na přímém marketingu, jste-li naším klientem. Poskytnutí osobních údajů na základě Vašeho souhlasu je v tomto případě dobrovolné, bez něj by ale nebylo možné Vám zasílat obchodní sdělení. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Stejně tak můžete vznést námitku proti rozesílce na základě našeho oprávněného zájmu. Pokud nám dáte vědět, že si obchodní sdělení již nepřejete dostávat, rozesílku ihned ukončíme. K tomu, prosím, využijte kontaktní údaje výše.
Poskytnutí osobních údajů v tomto případě není zákonným či smluvní požadavkem. Nemáte tak povinnost nám pro tento účel své osobní údaje poskytnout.
Dílčí činnosti |
Rozsah zpracovávaných údajů |
Právní důvod |
Doba zpracování |
Zasílání obchodních sdělení |
Identifikační a adresní údaje; Kontaktní údaje (především emailová adresa a telefonní číslo) |
Oprávněný zájem spočívající v zasílání obchodních sdělení našim klientům dle zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti |
Do okamžiku, kdy nám sdělíte, že si nepřejete obchodní nabídky dostávat, max. po dobu 5 let od okamžiku, kdy přestanete být naším klientem. |
Souhlas |
Do okamžiku, kdy nám sdělíte, že si nepřejete obchodní nabídky dostávat, příp.do odvolání vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů a se zasíláním obchodních sdělení. |
Účel č. 7 – OCHRANA NAŠICH PRÁV
Po ukončení našeho smluvního vztahu (zejm. po ukončení Smlouvy) ještě po přiměřenou dobu danou zákonnými promlčecími lhůtami uchováváme Vaše údaje za účelem ochrany našich práv, majetku či bezpečí nebo práv, majetku či bezpečí dalších osob. Zpracování Vašich údajů pro tento účel je odůvodněno naším oprávněným zájmem na ochraně našich práv, majetku či bezpečí nebo práv, majetku či bezpečí dalších osob.
Poskytnutí osobních údajů v tomto případě není zákonným či smluvní požadavkem. Nemáte tak povinnost nám pro tento účel své osobní údaje poskytnout, nicméně Vaše osobní údaje pro tento účel zpracováváme v situacích, kdy jste nám své osobní údaje již poskytli.
Dílčí činnosti |
Rozsah zpracovávaných údajů |
Právní důvod |
Doba zpracování |
Ochrana našich práv |
Identifikační a adresní údaje; Údaje související se Smlouvou a jejím plnění; Kontaktní údaje |
Oprávněný zájem |
Po dobu 10 let od ukončení našich smluvních vztahů, příp. po dobu 10 let od získání osobních údajů. |