Je to skvělý odborník. Má dovednosti, zkušenosti, přemýšlí dopředu. A přesto to skřípalo. Proč? Protože nevěděl, kam dřív skočit. Bez propracovaného popisu pracovní role se ani ti nejlepší nechytí. Přečtěte si, proč se vám vyplatí začít právě u smysluplného a praktického job description. Dřív, než vám perspektivní zaměstnanec zmizí pod rukama.
Nedorozumění, přetížení a úkoly bez adresáta. Právě to bývá signál, že chybí jasně popsané role.
Na něco podobného jsme narazili v případě softwarového architekta, který se z přetížení pomalu začínal hroutit. Pomohli jsme mu nastavit funkční popis jeho pracovní pozice a situace se rapidně zlepšila.
První konzultace zabrala 70 minut. Následovaly další fáze, jako sebehodnocení a třídění. Celkový výsledek jsme viděli za tři hodiny.
Co to vlastně je job description. A co to není
Job description není jen název pozice a seznam úkolů vygenerovaných v ChatuGPT, který vytáhnete při náboru a onboardingu a pak schováte na dno šuplíku, dokud se toto kolečko neroztočí znovu.
Je to strategický kompas, který říká:
- Jaké skupiny úkolů a konkrétní činnosti má člověk na dané pozici dělat.
- Jaké výstupy a v jaké kvalitě od něj očekáváme.
- Jaké potřebuje pro svou práci předpoklady a vstupy.
- Koordinace: s kým si má práci předávat, jak na sebe navzájem navazují.
Bez toho lidé bloudí. V lepším případě improvizují, v horším stagnují nebo odcházejí. Protože když nemáte jasno v roli, nemůžete mít jasno v očekávání. A když nejsou očekávání, nejsou ani výsledky.
O to víc to platí v době AI, kdy se věci mění s neskutečnou rychlostí a je nutné na změny stejně rychle reagovat.
Co se stane, když roli nedefinujete správně:
- Promarníte potenciál lidí.
- Začnou naskakovat velké emoce obav, frustrace, odporu, hněvu apod.
- Zpomaluje se rozhodování, vládne chaos, nastává stagnace.
- Nefunguje rozvoj.
Jak na popis role, který dává smysl
1. Zohledněte kontext pozice.
Odpovězte si na otázky: Co firma řeší a kam směřuje? Co má tahle role přinést? Co by se stalo, kdyby přestala existovat? Kde vzniká její skutečná hodnota?
2. Mluvte s těmi, kdo roli znají.
Sami lidé na dané pozici často vnímají realitu úplně jinak než vedení. A to, co je mezi tím, bývá nejcennější.
3. Propojte informace s daty.
Jaký je výkon, co je měřitelné? Ne vše musí být kvantifikováno, ale něco ano. Jinak tápete v dojmech a představách a na těch se kvalitně stavět nedá.
4. Využijte technologie.
Specializovaný nástroj založený na podpoře AI vám pomůže vytáhnout vzorce, kterých byste si jinak nevšimli. Zrychlí práci a odhalí souvislosti. Bude s vámi spolupracovat, ale směr musíte nastavit vy.
Mini případovka: Jak našel softwarový architekt opět půdu pod nohama
Podobně jsme postupovali se softwarovým architektem z jednoho technologického startupu. Jak to bývá v malých firmách, dělal „tak trochu všechno“, co se týkalo technologií a vývoje. Byl vynikající odborník, ochotný pomáhat, tým si ho vážil.
Jenže… Úkolů bylo čím dál víc a on nechtěl nikoho zklamat. Byl extrémně vytížený a plíživě se začaly projevovat následky. Tiky, mikrospánek za volantem. To byl silný impulz ke změně.
A tady do příběhu vstupuje PeopleBoard.
Jak jsme postupovali
Při konzultaci jsme pomocí funkce Job Description vytvořili seznam všech možných činností, které jeho pozice zahrnuje. Uviděli jsme černé na bílém něco, co do té doby vůbec netušil: měl na sobě více než 250 činností, což objektivně nelze stíhat.
.png)
A následovala čistka. Smazat, co není potřeba. Delegovat, co může udělat někdo jiný. Přesunout na správné místo, co už teď někdo jiný dělá. Část přesunout do fronty k automatizaci, část odložit ke zrušení, část odložit s tím, že je možné dělat až za rok. Vše na dvě kliknutí přímo v Job Descriptionu.
Potom jsme každou z ponechaných činností rozebrali hlouběji. Hvězdičkou jsme označili, co je opravdu důležité, a ujasnili jsme si detaily: popis aktivity, požadovaný výstup, nutné vstupy a podmínky pro práci, osobnostní a mentální výbavu pro plnění daného úkolu.
Úleva, když se dosud chaotická změť nesplnitelných úkolů proměnila v přehlednou strukturu, byla hmatatelná.
Výsledkem konzultace bylo:
- Snížení přetížení
- Lepší koordinace a díky tomu urychlení vývoje
- Jasná rozhodnutí o tom, co delegovat nebo přenastavit
- Čas na zmapování role s PeopleBoardem: 3 hodiny oproti desítkám hodin interní práce a přemýšlení či přešlapování na místě bez PeopleBoardu
- Přesnost popisu role s PopleBoardem: 95 %
- Z pohledu CFO má nyní softwarový architekt více prostoru na to, za co jej firma platí, tedy skutečnou přidanou hodnotu (nárůst o 20+ hodin měsíčně expertní a produktivní práce)
Časté námitky. Zní vám to povědomě?
„To ale přece víme i bez dalšího zbytečného papíru.“
Jenže vědět nestačí. Klíčem je přehlednost, shoda všech a možnost s tím aktivně pracovat. A hlavně tak, aby to nebyl další dokument, který se založí a zapomene.
„My už popisy práce máme.“
Možná ano. Ale používají je lidé? Pomáhají v rozhodování? Nebo leží někde v šuplíku? A kdy jste je naposledy aktualizovali podle skutečné náplně práce a podle potřeb vaší firmy?
„Teď není čas, hoří důležitější věci.“
A právě proto. Co bylo dříve vejce nebo slepice? Nejasné role prodlužují každé rozhodnutí. Nejdřív si udělejte přehled. Pak řešte rychleji všechno ostatní. Ušetříte možná roky života podobně jako v B:tech.
„Bude to bolet?“
Ano bude, ale výsledek stojí za to! Je to jako jít k zubaři vrtat nemocný zub. Je to bolavé (bez anestezie) či nepříjemné (s anestezií), ale výsledek stojí za to. Vyřešíte svůj bolavý problém jednou pro vždycky.
Rychlé shrnutí pro zaneprázdněné
- Dobře postavený job description není formalita. Je to most mezi tím, co lidé umí, a tím, co firma potřebuje.
- Pomáhá předejít frustraci, ztrátám i fluktuaci. Šetří energii a urychluje spolupráci.
- A je to první krok k funkčnímu job profilu, který vás posune ještě o krok dál.
- S daty, zapojením lidí a technologií ho zvládnete vytvořit rychle, a hlavně smysluplně.
Pokračujte dál…
- Zajímavosti ze světa data-driven HR, sledujte nás na LinkedIn
- Jak vypadá moderní Job Description: přečíst článek
- Ještě více o popisu pracovních rolí: wikipedia
- Gartner, Top Priorities for HR Leaders 2025
Zajímá vás, jak by takový popis mohl vypadat u vás?
Domluvte si s námi ukázku PeopleBoardu. Podíváme se společně, jak funguje v praxi.
.svg)
Poslat e-mailem
%20Big.svg)