🎧 Nestíháte číst? Pusťte si audio shrnutí článku vytvořené s pomocí AI a podstatný obsah vám neunikne.

‍

Teprve v momentě, kdy odhalíme skutečnou příčinu přetížení, je možné rozhodnout o tom, jestli pomůže lepší práce s časem, změna role, nové rozdělení odpovědností, nebo nábor dalšího člověka. 

‍

Co znamená, když manažer dlouhodobě nestíhá? 

Manažerské přetížení je stav, kdy objem, skladba nebo způsob organizace práce dlouhodobě přesahují kapacitu role a omezují její hlavní odpovědnost. 

Plný kalendář proto není diagnóza. Manažer může mít objektivně příliš mnoho práce. Stejně tak ale může řešit eskalace, dohledávat informace, kontrolovat běžné výstupy nebo rozhodovat za role, které nemají dostatečný mandát.

‍

Neznamená to, že je manažerská operativa zbytečná. Jde spíš o to, kolik z ní manažerská role opravdu vyžaduje a kolik je možné předat jinam. Zásadní je uvědomit si, proč byla manažerská role vytvořená a co by mělo být její hlavní náplní – vést lidi a rozhodovat o práci, ne stíhat to, co zbylo.

‍

Proč lepší time management často nestačí?

Time management je užitečný tam, kde manažer špatně prioritizuje, neumí chránit svůj čas nebo si nechává práci, kterou může bezpečně předat. 

Neopraví ale nejasnou roli, konfliktní priority ani chybějící pravomoci. V takovém případě pouze pomáhá lépe organizovat práci, která je špatně nastavená už od začátku. 

Ani vypnutí notifikací nebo sebelepší technika prioritizace nepřinese úlevu, pokud manažer dostává desítky dotazů proto, že tým neví, kdo smí o čem rozhodnout. 

‍

Jakých je pět skutečných příčin manažerského přetížení? 

PeopleBoard při práci s přetíženými manažery opakovaně naráží na stejných pět příčin. Nazýváme je Mapa pěti příčin manažerského přetížení.

1. Příliš velký objem práce

Poznáte ho podle toho, že kapacita nestačí ani po odstranění zbytečných činností a určení priorit. Chybou bývá zvýšit tlak na výkon nebo automaticky nabrat dalšího člověka. Nejprve je potřeba práci zastavit, zjednodušit či přesunout, a teprve pokud kapacita stále nestačí, zvážit její doplnění.

2. nebo nejasné priority

Manažer dostává protichůdná zadání a všechno je označeno za důležité. Firma často reaguje školením prioritizace nebo požadavkem, aby si manažer práci lépe řídil. Ve skutečnosti musí vedení určit hlavní výsledek role a rozhodnout, které úkoly mají ustoupit.

3. Práce s nízkou hodnotou vzhledem k roli

Seniorní manažer připravuje podklady, koordinuje běžný provoz nebo kontroluje činnosti, které by mohl zvládnout specialista. Nejde o bezcennou práci. Je pouze drahá vzhledem k tomu, kdo ji vykonává a co od jeho role firma potřebuje. Cílem by mělo být tuto práci zastavit, zjednodušit, automatizovat nebo přesunout na odpovídající úroveň.

4. Odpovědnost bez odpovídajícího mandátu

Manažer odpovídá za výsledek, ale rozhodnutí musí vracet vyššímu vedení a čekat na schválení. Přidání kontrolních schůzek nebo dalších schvalovacích kroků situaci ještě zhoršuje. Řešením je sladit odpovědnost role s její rozhodovací pravomocí.

5. Špatně rozdělení práce a nefunkční delegování

Úkoly se vracejí manažerovi ke kontrole, opravě nebo konečnému rozhodnutí. Samotná výzva, aby více delegoval, nestačí. Nejprve je potřeba vyjasnit očekávaný výsledek, vlastníka práce, zadání, předanou pravomoc a způsob kontroly.

‍

Jak rozlišit osobní problém, problém role a problém systému práce?

Stejné „nestíhám“ může mít tři různé zdroje.

U člověka hledejte příčinu tehdy, pokud má jasnou roli, dostatečný mandát a schopný tým, ale přesto si nechává práci, kterou by mohl předat. Typickým signálem je nadměrná kontrola nebo obtížné říkání ne.

U role zpozorněte, když není jasný její hlavní výsledek, historicky se do ní nabalily další agendy nebo člověk odpovídá za něco, o čem nemůže sám rozhodovat.

V systému práce je problém pravděpodobný tehdy, když stejné eskalace, nejasnosti a přepracování zatěžují více manažerů současně.

Pomáhají jednoduché otázky:

‍

‍

Pokud podobný problém řeší několik vedoucích, pravděpodobně nejde jen o jejich osobní produktivitu.

‍

Kde se ztrácí manažerská kapacita?

Kapacita většinou nemizí v jednom obřím úkolu. Rozpouští se v provozní práci, dohledávání podkladů, kontrolách, schvalování a rozhodnutích, která nemají jasného vlastníka. 

Typicky jde o:

• operativu, která u manažera zůstala ze zvyku,
• ruční přípravu a hledání informací,
• rozhodování za jiné role,
• opakovanou kontrolu běžných výstupů,
• práci vracenou kvůli nejasnému zadání,
• schůzky nahrazující chybějící přehled.

‍

Pro vedení je proto užitečné oddělit legitimní manažerskou operativu od práce, která může zmizet, přesunout se nebo proběhnout bez účasti seniorního člověka. 

I když se přetížení manažera do finančních výkazů nepropíše, výsledky firmy ovlivní. Co obvykle firmu stojí?

• Pomalejší rozhodování - důležitá rozhodnutí čekají ve frontě na přetíženého manažera a firma ztrácí rychlost reakce.
• Zablokovaný růst - bez prostoru na strategickou práci se firma soustředí na udržení provozu, ne na rozvoj.
• Zbytečné nábory - firma přidává lidi do špatně poskládané struktury, místo aby řešila skutečnou příčinu.
• Drahá práce na nesprávné úrovni - seniorní, nejdráž placený člověk dělá činnosti, které by zvládl junior nebo specialista za zlomek nákladů.

‍

Potřebuje firma dalšího manažera? 

Další manažer se bude hodit tehdy, když po zpřesnění práce stále zbývá stabilní objem odpovědností, který současný tým nemůže zvládnout.

Před náborem by mělo být jasné:

Které konkrétní činnosti nový člověk převezme,

za jaký výsledek bude odpovídat,

která rozhodnutí dostane do svého mandátu,

jaké úzké místo tím firma odstraní.

Pokud nové místo popisujete větou „pomůže řediteli s operativou“, zatím popisujete bolest, ne roli. Nábor před zmapováním práce může pouze přidat další rozhodovací a koordinační vrstvu do systému, který už teď není funkční.

‍

Jak zmapovat skutečnou práci manažera? 

Začněte tím, co člověk reálně dělá, ne tím, co stojí v popisu pozice.

1. Pojmenujte hlavní výsledky role.
2. Sepište konkrétní činnosti, které člověk vykonává.
3. U každé určete čas, význam a potřebnou úroveň seniority.
4. Ověřte, kdo ji musí vykonávat a jaký mandát k ní potřebuje.
5. Hledejte skupiny práce, které lze změnit.

Výsledkem nemá být hezčí seznam úkolů, ale rozhodnutí:

nechat → zastavit → zjednodušit → delegovat → automatizovat → změnit mandát → přestavět roli → doplnit kapacitu

K náboru je vhodné přistoupit až tehdy, když po odstranění zbytečné práce a zpřesnění role stále prokazatelně chybí kapacita. 

‍

Jak s přetížením manažerů pracuje PeopleBoard a Vision Fit? 

PeopleBoard.ai dokáže zviditelnit skutečnou práci, role a jejich návaznosti. Pro problematiku přetížení slouží diagnostika Vision Fit. Smysl dává zejména tehdy, když vedení vidí problém, ale ještě neví, zda jeho hlavní příčina leží v řízení, struktuře, rolích nebo kapacitě lidí.

Lídrům poskytuje podklad pro další rozhodovací kroky. Pomáhá oddělit příčinu od důsledku a určit, kde má smysl začít.

U přetíženého manažera může postup zahrnovat:

• rozpad role na konkrétní činnosti,
• doplnění časové náročnosti a dalších souvislostí,
• rozlišení práce, kterou role musí držet a kterou lze přesunout,
• další analýzu práce například rozpad na růstové versus provozní činnosti,
• rozhodnutí, co ponechat, delegovat, změnit nebo doplnit.

Vision Fit přitom nerozhoduje za vedení. Konkrétní změnu role, mandátu nebo obsazení dělají lidé, kteří znají kontext firmy.

‍

Co ukázal praktický případ? 

U jednoho klienta jsme například řešili poměrně obecnou situaci. Firma nerostla a člověk, který ji vedl, měl na sobě velké množství různých agend. Sám přesně nevěděl, kde problém vzniká.

Po rozložení a pročištění role vznikl profil se 179 aktivitami ve 46 podkategoriích. Teprve jejich oddělení ukázalo, kolik různých druhů práce tento seniorní člověk drží. Následná analýza pomohla rozlišit strategickou a provozní práci, potřebnou úroveň seniority i možnosti delegování. Výsledek? Část činností byla zastavena, část delegována a okamžitá úspora dělala víc jak 20 hodin měsíčně.

‍

Víte, co bere kapacitu vašemu managementu? 

Ukážeme vám, jak zmapovat skutečnou práci vašich manažerů a najít, co si mají nechat, co delegovat a co automatizovat.

Domluvit schůzku

‍

Rychlé shrnutí pro zaneprázdněné

• „Manažer, který nestíhá“ je symptom. Příčinou může být objem práce, priority, nízká hodnota práce vzhledem k roli, slabý mandát nebo špatné rozdělení odpovědností. 
• Time management dokáže vylepšit osobní organizaci, neopraví ale nejasnou roli nebo systém práce. 
• Nábor dalšího manažera má smysl až tehdy, když po zpřesnění práce stále chybí skutečná kapacita. 
• Vision Fit umožňuje odlišit příčinu problému od jeho viditelného projevu. Diagnostika poskytuje podklad pro rozhodnutí o tom, co ponechat, zastavit, delegovat, automatizovat nebo komu změnit mandát. 

‍

Časté otázky. Zní vám povědomě?

Pomůže manažerovi, který nestíhá, lepší time management? 

Jen částečně. Time management je užitečný, když problém pramení z osobní organizace práce. Když je ale problém v tom, že role obsahuje moc práce, nejasné priority nebo špatně rozdělenou odpovědnost, time management jen o něco efektivněji spravuje špatně nastavený systém a přetížení se vrátí.

Jak poznám, jestli je přetížení manažera osobní, nebo systémové? 

Zeptejte se, jestli by se stejně přetížil kdokoliv jiný na jeho místě. Pokud ano, jde o problém role nebo systému práce, ne o manažera samotného. Pokud se stejný vzorec navíc opakuje napříč více rolemi nebo odděleními, obvykle jde o problém v tom, jak firma rozděluje práci a odpovědnosti.

Potřebuje přetížený manažer dalšího člověka do týmu? 

Ne vždy. Nábor dává smysl tam, kde role po zmapování skutečně obsahuje víc práce, než jeden člověk zvládne. Často ale jde o špatně rozdělenou práci, kterou stačí přerozdělit mezi existující lidi nebo automatizovat, aniž by firma musela rozšiřovat tým.

Jak dlouho trvá zjistit skutečnou příčinu manažerského přetížení? 

Se strukturovanou diagnostikou, jako je Vision Fit, jde získat jasný obrázek řádově během jednoho dne práce s daty. Bez podobného zmapování to firmy často řeší měsíce, protože nevidí, z čeho se manažerova práce doopravdy skládá.

‍

Pokračujte dál

• Diagnostika pro lídry Vision Fit
• AI transformace nezačíná procesem. Začíná činností
• Dva roky hledal, proč firma neroste. Až při Vision Fitu zjistil, že kapacitu pohlcuje provoz

‍