🎧 Nestíháte číst? Pusťte si audio shrnutí článku vytvořené s pomocí AI a podstatný obsah vám neunikne.

‍

Adam svou situaci popsal slovy „motám se v tom, nevím, jak z toho ven“. Měl pocit zahlcení, zaseknutí a dojem, že i když se snaží, zásadní posun nepřichází. Nepomohlo poradenství ani koučink. 

‍

Když další přemýšlení nepomáhá, je potřeba rozebrat realitu práce

Prvním krokem dvoudenního sprintu VisionFit bylo zmapování reality Adamovy práce – vše, co skutečně dělá včetně času, který tomu věnuje. 

Už tady nastalo první silné zjištění. Role ředitele se rozpadla do 46 podkategorií a 179 konkrétních činností. A to už po pročištění. Vedle strategických témat se v ní objevily i činnosti kolem vedení, náboru, onboardingu nebo kontroly kvality.

‍

Najednou bylo vidět něco, co se do té doby ztrácelo v každodenním provozu: Adam neměl jen hodně práce. Držel příliš široký a nesourodý mix činností. Dokud ho měl jen v hlavě, nebyl schopný mnohé činnosti pojmenovat, rozdělit ani delegovat. Ve chvíli, kdy je uviděl černé na bílém, začalo být zřejmé, že část z nich vůbec nemá vykonávat on. A že bez této mapy práce by ho to pravděpodobně vůbec nenapadlo.

‍

Tvrdá čísla ukázala, kde se pálí kapacita

Na mapu práce navázal Screening. Jeho smyslem nebylo vytvořit další tabulku, ale dodat podklady pro rozhodnutí: co držet, pustit, delegovat a kde se pálí kapacita bez odpovídajícího dopadu.

Výsledek byl nepříjemně konkrétní. Ze 179 aktivit jich 64 spadalo do juniorní nebo mediorní úrovně a zabíraly přibližně 60 hodin měsíčně. Další analýza ukázala 29 hodin měsíčně v kategorii „stop / minimalizovat / delegovat“.

‍

V tu chvíli už bylo jasné, proč se růst nedařilo přetavit do reality. Nešlo o nedostatek snahy. Šlo o to, že významná část kapacity CEO mizela v činnostech, které firmu přímo neposouvaly.

Kolik takový provoz firmu stojí

Jakmile se čas přepočetl na peníze, dostal problém úplně jinou váhu. Šedesát hodin měsíčně v juniorních a mediorních činnostech při modelové sazbě 1 000 Kč za hodinu znamenalo kapacitu v hodnotě až 60 000 Kč měsíčně.

Pokud tyto činnosti převezmou kompetentní lidé se sazbou 350 Kč za hodinu, vychází měsíční úspora na 39 000 Kč. Samotný VisionFit přitom stojí 35 000 Kč bez DPH. Návratnost investice tak v tomto případě vyšla zhruba na jeden měsíc, a to jen na delegaci juniorních činností.

To je moment, kdy se z pocitu zahlcení stává byznysové téma. Neřešíte jen přetíženého ředitele. Řešíte, že nejdražší kapacita ve firmě sedí v provozu místo v řízení směru. 

Co firmu posouvá a co jen udržuje v chodu

Screening ukázal i rozdíl mezi tím, co firmu opravdu posouvá, a tím, co jen udržuje její chod. Mezi růstové činnosti patřilo určování priorit nebo práce na rozvoji lidí. Provozní část naopak tvořily kontroly kvality, podpůrné kroky nebo pravidelné KPI porady.

Právě tady se ukázalo, proč Adam dva roky narážel na stejný strop. Práce bylo dost. Jen velká část energie šla do činností, které byly spíš udržovací.

‍

Ředitel se do operativy nevracel bezdůvodně

Další vrstvu přineslo propojení psychodiagnostiky s konkrétními činnostmi role. Job Fit odkryl, že Adam je přirozeně silnější ve vztahových a obchodních činnostech, zatímco plánování je jeho slabší stránka. U některých strategických a hodnotících aktivit se navíc ukázalo, že na ně má, ale přirozeně k nim netíhne.

To vysvětlilo, proč se do operativy znovu a znovu vracel. Nešlo jen o zvyk. Provoz pro něj byl přirozenější a bezpečnější než agenda, která vyžaduje víc struktury, plánování a dlouhodobého držení směru.

‍

Výsledek: dlouhodobý problém získal během dvou dnů konkrétní cestu k řešení 

Když byla data na stole, rozhodování nad nimi už bylo překvapivě jednoduché. Adam si měl nechat jen to, co skutečně patří jeho roli: vizi, strategii, organizační strukturu, práci s lidmi a klíčové klienty. Většina ostatních činností měla přejít na manažery, specialisty nebo být částečně podpořena AI.

Během dvoudenního sprintu VisionFit se tak z nejasné frustrace stal konkrétní plán. Co přestat dělat. Co delegovat. Co podpořit AI. A kde upravit samotné nastavení role. Adam odcházel s jasnější definicí své role a s roadmapou, jak si uvolnit ruce pro další rozvoj firmy.

Co se změnilo hned po sprintu

Hodnota celého procesu nebyla jen v tom, že problém konečně dostal jméno. Důležité bylo, že se rychle propsal do praxe. Adam okamžitě zastavil 7 činností. Více než 10 juniorních a mediorních aktivit předal asistentce a kolegům během několika dnů. U 5+ činností začal ihned využívat AI, aby si zrychlil a zkvalitnil práci.

Výsledkem byla okamžitá úspora 20+ hodin měsíčně.

„Lépe teď vím, jak má vypadat moje role a zjistil jsem, jak ušetřit fůru času na to důležité, další rozvoj firmy. Finanční investice do VisionFitu se mi vrátila v podstatě hned první měsíc.“

‍

Co si z toho může vzít každý majitel firmy, CEO nebo manažer

Když firma neroste, problém často neleží v tom, že by chyběla ambice. Spíš chybí přesná mapa reality. CEO drží věci, které už dávno nemá držet. Strategie se ztrácí v provozu. A růst se zasekne na kapacitě člověka, který už nemá být hlavním vykonavatelem, ale tím, kdo drží směr.

Právě proto dává smysl vždy začít pohledem na konkrétní práci. Teprve když je vidět, co má na řediteli zůstat, co má převzít tým a kde může pomoct AI, začne být jasné, co firmu opravdu brzdí.

‍

Chcete zjistit, kde se ztrácí vaše kapacita?

VisionFit je vstup pro rozhodovatele, kteří potřebují během krátkého času pochopit, co jejich firmu opravdu brzdí a jaké rozhodnutí dává smysl udělat jako první. Výstupem není další obecná inspirace, ale jasnější role, konkrétní roadmapa a podklad pro další kroky. 

Více o VisionFit

‍

Rychlé shrnutí pro zaneprázdněné

• Adam dva roky hledal, proč se firma nehýbe. Až rozpad jeho role ukázal, že problém je v tom, že jako CEO drží příliš široký a nesourodý mix činností.
• V jeho roli se ukázalo 179 aktivit. Z toho 64 činností spadalo do juniorní nebo mediorní úrovně a zabíralo přibližně 60 hodin měsíčně.
• Už delegací těchto činností vznikly úspory 39 000 Kč měsíčně. VisionFit přitom stojí 35 000 Kč bez DPH, takže návratnost v tomto případě vycházela zhruba na jeden měsíc. Vedle toho se objevilo ještě dalších cca 29 hodin v kategorii „stop / minimalizovat / delegovat“.
• Po sprintu klient hned zastavil 7 činností, 10+ aktivit delegoval a u 5+ začal využívat AI. Výsledkem byla okamžitá úspora 20+ hodin měsíčně.

‍

Časté otázky. Zní vám povědomě?

Jak poznat, že CEO drží příliš mnoho provozních činností?
Obvykle až ve chvíli, kdy se role rozpadne na konkrétní činnosti. V tomto případě se ukázalo 179 aktivit a mezi nimi i velká vrstva práce, která do role CEO už dávno nepatřila a při růstu firmy se jich zapomněl zbavit.

Kde se v takové situaci bere největší ztráta?
Nejčastěji v tom, že se drahá seniorní časová kapacita tráví v juniorních nebo mediorních činnostech. Tady šlo přibližně o 60 hodin měsíčně.

Proč nestačí jen říct „víc deleguj“?
Protože je potřeba přesně vědět, co delegovat a také pochopit, proč člověk dělá práci, která mu nepřísluší. V tomto případě to vysvětlil Job Fit, který ukázal silnější a slabší stránky ve vztahu ke konkrétním činnostem role.

‍

Pokračujte dál…

• Přečtěte si na našem blogu článek o tom, že věta „Nemám čas“ může signalizovat odpor ke změně
• Chcete 7 tipů, jak ve firmě rozjet vlnu inovací? Tady jsou.
• Změna je náročná disciplína, potvrzují i studie McKinsey Global Institute a Gartner

‍

‍