‍Jaká byla výchozí situace

Monika, spoluzakladatelka PeopleBoardu, seděla na čtyřech židlích: HR, finance, produktový marketing a každodenní provoz. I když zvládala mnoho úkolů, rostoucí nároky firmy a požadavky napříč odděleními ji začaly přetěžovat. Každé ráno vstávala s pocitem, že toho musí hodně stihnout. Každý večer byl její seznam úkolů o něco delší. Místo, aby se mohla soustředit na strategické kroky, denodenně řešila akutní problémy a operativní úkoly, které nebyly jasně definované.

‍

„Cítila jsem, že bych dvě židle ráda pustila, ale neměla jsem komu. Potřebovala jsem si udělat pořádek ve svých rolích i priotách.”

Monika Martochová, COO, Co-founder, Product Marketing Specialist

‍

Cíl spolupráce

‍

Jak spolupráce probíhala  

Monika v PeopleBoardu nejprve sáhla po funkci Job Description, aby namísto pocitů získala přesná data. Během hodinu a půl vznikla mapa 207 činností rozdělených podle rolí do čtyř oblastí (HR, finance, marketing, provoz). Data ukázala, že na jejich plné zvládnutí by potřebovala víc než 200 hodin měsíčně, zatímco k dispozici měla pouze 160.

Společně s CEO si všechny činnosti roztřídila podle dopadu, nutné kapacity a priorit. Přiznala si nahlas, že:

• některé činnosti jsou zásadní a přináší firmě velkou hodnotu,
• jiné je nutné delegovat,
• další nejsou tak důležité, jak se zdály,
• a některé mohou zůstat pouze tehdy, pokud pro ně vzniknou vhodné podmínky.

Následně své priority otevřeně sdílela s kolegy a jasně popsala: toto dělám naplno, toto zvládám jen částečně, pro toto hledám nástupce. Díky tomu vznikl konkrétní plán, jak se krok za krokem přesunout z operativy ke skutečně strategické roli.

‍

‍

‍

Jaké byly výsledky spolupráce

Monika díky PeopleBoardu poprvé uviděla celý obraz svých povinností. „Měla jsem pocit, že dělám všechno, ale teprve teď jsem to opravdu viděla. Mohla jsem říct: ,tohle dělat nebudu' a bez obav to vysvětlit. Dnes už vím, že další role neunesu a budu hledat řešení skrz mapování činností, abych mohla pomoci posadit se lidem na správné židle.“ shrnuje.

Čtyři klíčové role přesně zmapovány: marketing (64 činností), provoz (76), HR (40) a finance (27).

Jasně definované časové alokace pro každou roli.

Uvolněno více než 20 hodin měsíčně.

Zavedeno funkční řešení pro delegování a řízení priorit.

Vyjasněna očekávání i komunikace v týmu.

‍

Klíčová zjištění z Moničiny zkušenosti

1. Job Description je praktický nástroj redesignu práce, nikoli jen dokument.
2. Lídři na sebe ve fázi růstu často berou víc, než je únosné. Prvním krokem je popsat realitu.
3. Volnou kapacitu lze získat i bez náboru, pokud máte přehled a systém.
4. Role spoluzakladatele potřebuje pravidelný audit, jinak se vytrácí strategický směr.

‍

Jak vypadá Moničin ideální stav

Pro Moniku je zásadní soustředit se na produktový marketing, kde svými silnými stránkami přináší firmě největší hodnotu, a zároveň podporovat tým v rozvoji. Jak toho dosáhnout? Tady jsou 4 rady, kterými se Monika řídí:

• Definujte si minimum, bez kterého firma nepojede.
• Delegujte úkoly hned, jakmile objevíte kolegu, který je zvládne lépe.
• Přesuňte se z exekutivy do role kouče a supervizora.
• Zařaďte pravidelnou regeneraci, Monice pomáhají výlety do přírody.

PeopleBoard změnil nekonečný seznam úkolů v přehlednou mapu, která ukázala, kde má Moničina energie největší dopad. Získala dvacet hodin měsíčně navíc a sedí na židli, kde firmě přináší nejvyšší hodnotu.

‍

Uložte si
případovku v PDF

Abyste měli po ruce příklad, co dokáže přesné mapování rolí.

• E-mailová adresa

Stáhnout PDF

‍

Chcete podobný upgrade i ve své firmě? Vyzkoušejte PeopleBoard.ai, zmapujte role, nastavte priority a vraťte si čas na strategii.