Ředitel chtěl, aby firma rostla. Kapacitu ale „pálil“ v provozu

To, co nedokázal rozklíčovat během dvou let, se mu s PeopleBoardem podařilo během několika hodin v průběhu dvoudenního sprintu. Je to vůbec možné? Shrnutí postupu případem vám dokáže, že ano. 

‍

Definice zadání a jak k němu přistoupil PeopleBoard

Definice zadání: Firma neroste, Adam neví proč. Už delší dobu se v tom motá a neví, jak z toho ven. Má pocit zahlcení, zaseknutí a dlouhodobý dojem, že i když se snaží, zásadní posun nepřichází ani při využití externí podpory.

Přístup PeopleBoardu: Když chce firma růst, potřebuje vědět, co pro to doopravdy dělá. Je nutné zmapovat realitu práce. Jaké činnosti jsou pro růst firmy podstatné? A kolik času jim ředitel věnuje? Co dalšího ještě dělá? To vše odkrývá Job profil. 

‍

Co ukázal Job profil: šíře práce vysvětlila zahlcení 

Už první krok přinesl silné zjištění. Role ředitele se rozpadla do 46 podkategorií a 179 činností. A to už po pročištění. Vedle odborných činností se ukázala i velká vrstva vedení, náboru, onboardingu nebo kontroly kvality. 

‍

‍

Adam si uvědomil, že problém není jen v tom, že „má hodně práce“, ale že má na sobě příliš široký a nesourodý mix aktivit. Dokud ho měl jen v hlavě, nebyl schopný činnosti pojmenovat, rozdělit ani delegovat. Ve chvíli, kdy je uviděl černé na bílém, začalo být zřejmé, že část z nich vůbec nemá vykonávat on. A že bez této mapy práce by ho to pravděpodobně vůbec nenapadlo.

‍

‍

👉 Výstup Job profilu: Přehledná mapa reálné práce

👉 Časová náročnost Job profilu: cca 2–3 hodiny

‍

Co ukázal Screening: růst brzdí hlavně operativa

Na Job profil navázal Screening. V něm se ke každé činnosti doplnily AI a lidské odpovědi. Screening zohledňuje, jak moc je každá činnnost důležitá, jakou vyžaduje senioritu, co lze dělat s využitím AI, jak dobře to klient zvládá, jestli ho to baví a kolik času tomu dává. Smyslem nebylo vytvořit další tabulku, ale  dostat z mapy práce podklady pro rozhodnutí: co držet, co pustit, co delegovat a kde se pálí kapacita bez odpovídajícího dopadu.

Výsledek byl tvrdý: 64 činností spadalo do juniorní nebo mediorní úrovně a zabíralo přibližně 60 hodin měsíčně. Další analýza ukázala zhruba 29 hodin měsíčně v oblasti „stop / minimalizovat / delegovat“. 

‍

‍

Nejdůležitější poznatek nebyl jen v čase. Screening ukázal rozdíl mezi tím, co firmu opravdu posouvá, a tím, co jen udržuje provoz. Růstové činnosti byly například určování priorit, další kroky nebo práce na rozvoji lidí. Provozní část tvořily kontroly kvality, podpůrné kroky nebo pravidelné KPI porady. Firma neuvízla proto, že by ředitel dělal málo, ale proto, že dělal příliš mnoho věcí, které růst přímo neposouvaly.

👉 Výstup Screeningu: Rozhodovací mapa

👉 Časová náročnost Screeningu: cca 2–4 hodiny

‍

Co ukázal JobFit: důvody vracení se do provozu 

Další vrstvu přinesl JobFit, který propojuje psychodiagnostiku s konkrétními činnostmi role. Ukázal, že Adam je přirozeně silnější ve vztahových a obchodních činnostech, zatímco plánování je spíš jeho slabinou. U některých strategických a hodnotících aktivit se navíc ukázalo, že na ně kognitivně má, ale preferenčně k nim netíhne.

Tím se vysvětlilo, proč má tendenci vracet se do operativy. Je pro něj totiž přirozenější a bezpečnější než agenda, která vyžaduje více plánování, struktury a dlouhodobého držení směru. JobFit tak poskytl jasnou odpověď na to, proč se některé věci dlouhodobě nedaří měnit.

👉 Výstup JobFitu: Mapa člověka

👉 Časová náročnost JobFitu: psychodiagnostika 1,5 hodiny, propojení Job profilu a psychodiagnostiky v Peopleboard.ai – 10 minut

‍

Výsledek: z nejasného problému vznikla konkrétní manažerská rozhodnutí

Díky komplexní datové kostce Adam konečně uviděl, že místo řízení směru firmy jen udržuje její chod. Během dvoudenního VisionFitu rozlouskl problém, kterým se zabýval déle než 2 roky. Zjistil, co může pustit hned, co má smysl si ponechat, co lze delegovat a kde může AI alespoň částečně pomoct s podklady, tabulkami nebo shrnutím závěrů. Odcházel s hotovou roadmapou a jasnou představou, kudy dál.

Třetí aha moment slovy klienta: „Lépe teď vím, jak má vypadat moje role a zjistil jsem, jak ušetřit fůru času na to důležité, další rozvoj firmy. Finanční investice do VisionFitu se mi vrátila v podstatě hned první měsíc.“

A právě to je smyslem VisionFitu. Dát rozhodovateli během krátkého času jasný, výkonový obraz reality a podklad pro další implementační krok.

Tři věci, které se změnily ihned po sprintu 

7 činností okamžitě zastavil.

10+ činností z kategorie juniorní a mediorní předal asistentce a kolegům do několika dnů, další postupně.

pro 6 činností začal využívat ihned AI, aby si zrychlil a zkvalitnil práci.

Vznikla tím ihned úspora 20+ hodin měsíčně.

‍

Shrnutí pro zaneprázdněné

Problém‍

Firma chtěla růst, ale její ředitel byl zavalený provozem. Dva roky hledal příčinu stagnace, využil poradce i kouče, ale bez posunu. Až rozpad jeho role ukázal, že problém neleží v nedostatku snahy, ale v tom, že drží příliš široký a nesourodý mix činností.

Kolik to firmu stálo‍

V roli ředitele se ukázalo 179 aktivit. Z toho 64 činností spadalo do juniorní nebo mediorní úrovně a zabíralo přibližně 60 hodin měsíčně. Při modelové sazbě 1 000 Kč za hodinu to znamená kapacitu v hodnotě až 60 000 Kč měsíčně, která se nepoužívala na strategii, ale na operativu. Při převodu činností na kompetentní osoby s hodinovou sazbou 350 Kč/hod. pak měsíční úspora činí 60 × (1000 - 350) = 39 000 Kč. Samotný VisionFit přitom stojí 35 000 Kč bez DPH. Návratnost investice je v tomto případě cca měsíc, a to pouze na delegaci juniorních činností.

Co VisionFit odhalil‍

Analýza ukázala, že firma nestojí na místě proto, že by se málo pracovalo, ale proto, že ředitel věnoval příliš mnoho času činnostem, které růst přímo neposouvaly. Vedle toho se objevilo dalších zhruba 29 hodin měsíčně v kategorii „stop / minimalizovat / delegovat“. Díky tomu získal prostor na komplexní redefinici své ředitelské role, která má obsahovat daleko víc růstových činností. Aby nad tím mohl vůbec přemýšlet, musel se nejdříve zbavit operativy. JobFit navíc vysvětlil, proč se klient do operativy vrací: přirozeně silnější je ve vztahových a obchodních činnostech, slabší v plánování. 

Jaké padlo rozhodnutí‍

Zásadní rozhodnutí bylo jednoduché: ředitel si má nechat jen to, co skutečně patří jeho roli – zejména vizi, strategii, organizační strukturu, práci s lidmi a klíčové klienty. Většina ostatních činností měla přejít na manažery, specialisty nebo být částečně podpořena AI.

Co se změnilo‍

Během dvoudenního sprintu se z nejasné frustrace stal konkrétní plán: co přestat dělat, co delegovat, co podpořit AI a kde upravit samotné nastavení role. Klient odcházel s jasnější definicí své role a s roadmapou, jak si uvolnit ruce pro další rozvoj firmy. 

‍

Řešíte ve své firmě podobnou situaci?

Nemusíte se točit v kruhu. VisionFit vám pomůže se zastavit, udělat pořádek v tom, co aktuálně děláte a vykročit správným směrem. Přihlaste se a získejte řešení během dvou dnů.

‍